Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Legislación aplicable
La Corporación Agencia de Desarrollo Económico Local ADEL LOS DINOSAURIOS, define las políticas contenidas en el presente manual, en cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y que tiene por objeto “…desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
Así mismo se pretende dar cumplimiento a la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que almacene ADEL LOS DINOSAURIOS, en bases de datos físicas o digitales y al HÁBEAS DATA, que es el derecho que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en archivos y base de datos de naturaleza pública o privada.
ADEL LOS DINOSAURIOS acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de asociados, beneficiarios, contratistas, empleados y proveedores como de financiadores.
Por lo cual, ADEL LOS DINOSAURIOS, ha diseñado el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales en el cual se describe y explica el tratamiento de la Información personal a la que se tiene acceso a través de sitio web, correo electrónico, información bases de datos físicas o digitales, línea telefónica, actuales o que se desarrollen en un futuro con todos sus asociados, beneficiarios, contratistas, empleados, proveedores y financiadores.
1.2. Objetivo general
Garantizar la reserva de la información y la seguridad en cuanto al tratamiento que se le dará a las bases de datos físicas y digitales de todos los asociados, beneficiarios, contratistas, empleados, proveedores y financiadores de quienes la Corporación Agencia de Desarrollo Económico Local - ADEL LOS DINOSAURIOS ha obtenido de manera legal la información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Así mismo, a través de la expedición del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17. “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.” de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
1.3. Responsable del Tratamiento
ADEL LOS DINOSAURIOS, tiene la calidad de responsable del tratamiento y a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
Razón social: CORPORACIÓN AGENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL- ADEL LOS DINOSAURIOS
NIT: 900.099.772-8
Domicilio: Carrera 8 # 12-45 Villa de Leyva - Boyacá
Web: https://administracion271.wixsite.com/adeldinosaurios
Correo Electrónico: admistracion@adelboyaca.com
Teléfonos: (098) 7320670- 3214563373
1.4. Ámbito de aplicación
Las presentes políticas serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos física o digital de ADEL LOS DINOSAURIOS, cuyo titular sea una persona natural.
1.5. Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley 1581 de 2012. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
- Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
- Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la Corporación.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.6. Principios
Estos principios son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales. Para efectos de garantizar la protección de datos personales, ADEL LOS DINOSAURIOS aplicará de manera integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
- Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice ADEL LOS DINOSAURIOS o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
- Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, ADEL LOS DINOSAURIOS garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido, sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de ADEL LOS DINOSAURIOS, será de medio.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por ADEL LOS DINOSAURIOS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que en ADEL LOS DINOSAURIOS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
1.7. Finalidades en la captura, uso y tratamiento de datos personales.
La Corporación Agencia de Desarrollo Económico Local en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos asociados, beneficiarios, contratistas, empleados, proveedores, financiadores, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar: Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos; Ofrecer todo tipo de servicios, así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad, realizar encuestas, Enviar Invitaciones a eventos, Realizar actualización de datos, comunicar noticias e información de interés; y buscar un conocimiento más cercano con todos sus asociados, beneficiarios, contratistas, empleados, proveedores y financiadores.
En relación con lo anterior, la Corporación Agencia de Desarrollo Económico Local podrá ejecutar las siguientes acciones:
- Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
- Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
- Comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio, con las cuales se tengan relaciones comerciales.
- Extender la información que obtenga en los términos de la ley de HABEAS DATA, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
2. DERECHOS Y DEBERES
2.1. Derechos que tiene el titular
Todo proceso que conlleve el tratamiento de datos personales por parte de cualquier área de la Corporación, tanto de asociados como de beneficiarios, contratistas, empleados, proveedores o financiadores, y en general cualquier tercero con el cual ADEL LOS DINOSAURIOS sostenga relaciones comerciales o laborales, deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten al titular de los datos, esto de acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos; los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ADEL LOS DINOSAURIOS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ADEL LOS DINOSAURIOS.
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
- Derechos de los niños y adolescentes
- En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: a) Responder y respetar el interés superior de los menores, b) Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
2.2. Deberes que tiene ADEL LOS DINOSAURIOS como responsable de los datos
En el tratamiento y protección de datos personales, ADEL LOS DINOSAURIOS deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.3. Deberes del Encargado del Tratamiento.
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración. pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2012.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
3. AUTORIZACIÓN
3.1. Autorización
Para efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, ADEL LOS DINOSAURIOS requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta.
La autorización es una declaración libre del titular de los datos en la cual manifiesta su consentimiento al archivo y conservación de estos de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, a su vez en dicha autorización se establece la facultad que tiene dicho titular para solicitar a ADEL LOS DINOSAURIOS la corrección, actualización o supresión de esto datos. ANEXO 1
3.2. Mecanismos de recolección de autorización
La autorización puede ser otorgada por medio de un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que garantice su posterior consulta. La autorización será emitida por ADEL LOS DINOSAURIOS y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, tal como lo establece la ley 1581 de 2012.
Con dicha autorización el titular de los datos personales es informado de: quien recopila los datos, que datos recopilan, para que se recopilan los datos, como puede ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o eliminación de los datos personales suministrados.
Todo lo anterior en base al modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales establecido por ADEL LOS DINOSAURIOS como el idóneo para permitir el acceso a la información.
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, los responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley.
Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: a) Por escrito, b) De forma verbal o c) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
3.3. Prueba de autorización
ADEL LOS DINOSAURIOS adopta las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvieron las autorizaciones por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.
3.4. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013.
Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, se tendrá en cuenta lo siguiente:
a. Los Responsables deberán solicitar la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en el numeral 3.2., a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
b. Para efectos de lo dispuesto en el numeral a., se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el Responsable o Encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos.
c. Si los mecanismos citados en el numeral a. imponen al Responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, el Responsable podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el numeral a., tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, página de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación.
Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para el responsable se tendrá en cuenta su capacidad Económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación del Responsable y el mecanismo alterno de comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los Titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.
A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando el responsable no cuente con datos de contacto de los Titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque éstos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.
d. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en los numerales a. b. y c., el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2017, el Responsable y Encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los Titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
e. En todo caso el Responsable y el Encargado deben cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Así mismo, será necesario que la finalidad o finalidades del Tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente.
3.5. Casos en los cuales ADEL LOS DINOSAURIOS no requiere autorización para el tratamiento de los datos que tenga en su poder
ADEL LOS DINOSAURIOS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
a. Cuando la información sea solicitada a la Corporación por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Cuando se trate de datos de naturaleza pública, debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la presente norma.
c. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobados.
d. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
e. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
3.6. A quiénes se les puede entregar información por parte de ADEL LOS DINOSAURIOS sin necesidad de contar con autorización de los titulares de los datos
A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio, cuando así lo soliciten a ADEL LOS DINOSAURIOS con su correspondiente consentimiento.
A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la Corporación para que le sea entregada la información.
A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la República de Colombia.
A los terceros a los que el titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea presentada a ADEL LOS DINOSAURIOS.
3.7. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d)El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
3.8. Protección de datos personales de menores de edad y adolescentes
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ADEL LOS DINOSAURIOS asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades que realice la Corporación Agencia de Desarrollo Económico Local deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o el representante legal de la niña, niño o adolescente.
3.9. Aviso de privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. ANEXO 2.
Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 10° del Decreto 1377 de 2013, la Corporación Agencia de Desarrollo Económico Local, publicará en su sitio web https://administracion271.wixsite.com/adeldinosaurios, el aviso de privacidad a través del cual comunica la existencia de la estas políticas, conforme se indica en este Decreto, según el cual, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE o ENCARGADO podrá continuar realizando el tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.
3.10. Contenido del aviso de privacidad
El aviso de privacidad, contiene la siguiente información:
- Datos de contacto del responsable del tratamiento.
- El tipo de tratamiento al que se someterán los datos.
- Mecanismos de acceso o consulta de la política de procedimientos para el manejo de base de datos.
4. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA O RECLAMACIÓN
4.1. Derechos de acceso:
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento. Así ADEL LOS DINOSAURIOS debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:
a. El titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b. El titular puede tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
c. El titular cuenta con el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo lleva al cumplimiento del deber que tiene ADEL LOS DINOSAURIOS de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada de las finalidades del tratamiento.
4.2. Consultas
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, ADEL LOS DINOSAURIOS garantiza el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales ADEL LOS DINOSAURIOS garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
4.3. Reclamos
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en estes políticas, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que al efecto disponga el Responsable.
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle tramite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra ADEL LOS DINOSAURIOS, este dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.4. Procedimiento para la presentación de reclamos
En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar a ADEL LOS DINOSAURIOS la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente podrán ejercer por el titular previa acreditación de su identidad o su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por ADEL LOS DINOSAURIOS señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
- En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
ADEL LOS DINOSAURIOS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. Al respecto se tendrá en cuenta:
- En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y anexar la documentación que avale su petición.
- ADEL LOS DINOSAURIOS tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando estos beneficien al titular.
- ADEL LOS DINOSAURIOS podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados por medio del aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados. Para estos efectos ADEL LOS DINOSAURIOS podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tienen en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
4.5. Revocatoria de autorización
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ADEL LOS DINOSAURIOS la eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.
Esto implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, base de datos o tratamientos realizados por ADEL LOS DINOSAURIOS. Es importante que este derecho del titular no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando: el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas y si los datos son necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos, ADEL LOS DINOSAURIOS deberá realizar la supresión de una manera operativa que no permita la recuperación de esta información.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse.
La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que ADEL LOS DINOSAURIOS deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.
En la segunda modalidad se deberá indicar con cual tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que ADEL LOS DINOSAURIOS establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
4.6. Canales para el ejercicio de los derechos de los titulares del dato personal:
El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico administracion@adelboyaca.com, o radicarlas de Lunes a Viernes de 10:00 a.m. a 6:00 p.m. en la Carrera 8 No. 12 – 45 de Villa de Leyva, Boyacá.
5. DISPOSICIONES VARIAS
5.1. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ADEL LOS DINOSAURIOS ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.2. Fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
La presente política entrará en vigencia a partir de la revisión y aprobación de la misma y según el Decreto 1377 de 2013, los Responsables y Encargados del Tratamiento sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.
No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Los Responsables y Encargados del Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.3. Modificaciones a la política de privacidad
ADEL LOS DINOSAURIOS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de la nueva política de privacidad constituye la aceptación de la misma.
El Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de Datos Personales, puede ser consultado en la página https://administracion271.wixsite.com/adeldinosaurios/documentos-publicos